Zeitmanagement Apps fürs Büro – sind sie wirklich sinnvoll?

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Frau am Schreibtisch

Zeitmanagement kann sich lohnen. Wichtig ist die Herangehensweise.

Zeitmanagement Apps sollen dabei helfen, die eigene Produktivität zu steigern. Viele Angestellte nutzen eine oder mehrere dieser Apps, um Zeit zu sparen und Arbeitsprozesse effektiver zu gestalten.

Die allgemeine Organisation verbessern

Die meisten Beschäftigten sind heutzutage am Arbeitsplatz hohem Leistungsdruck ausgesetzt. Anspruchsvolle Herausforderungen sowie ein enger Terminkalender fordern ihren Tribut. Personalmangel führt häufig zu Überstunden und erhöht den Termindruck zusätzlich. Mit Zeitmanagement Apps versuchen viele Angestellte, gegenzusteuern und ihren Arbeitsalltag besser zu organisieren. Die Bandbreite an Produktivitäts Apps reicht von Checklisten für die allgemeine Organisation bis zu speziellen Apps für bestimmte Bereiche. Die Apps werden einfach heruntergeladen und können die Zeitplanung sowohl im beruflichen oder privaten Umfeld erleichtern. Für die Nutzung von Apps wird lediglich ein Mobiltelefon benötigt.

Um den passenden Handytarif zu finden, sollten zuvor die Tarifmodelle verschiedener Netzbetreiber miteinander verglichen werden. Zu den wichtigsten Entscheidungskriterien zählt der eigene Lebensstil. Abhängig davon, ob das Handy vorrangig zum Telefonieren, Musik hören oder zum Surfen im Netz genutzt werden soll, kann der passende Tarif gefunden werden. Für bestimmte Nutzergruppen sowie für Geschäftskunden werden von einigen Netzbetreibern spezielle Tarife angeboten. Die Handytarife von smartmobil.de sind günstig und mit flexiblen Tariflaufzeiten verfügbar. Es empfiehlt sich, auch auf Kostentransparenz zu achten, um bei den Handykosten stets den Überblick zu behalten. Um das Zeitmanagement im Beruf oder zu Hause zu verbessern, ist eine klare Zieldefinition notwendig. Wer sich zu leicht ablenken lässt, stellt später oft fest, dass wichtige Termine vergessen oder Arbeiten nicht zeitgerecht erledigt wurden. Eine Rescue Time App soll bei der Zeitmanagement Optimierung helfen. 

Klare Zieldefinition erleichtert das Zeitmanagement

Das Tool analysiert das jeweilige Arbeitsverhalten und identifiziert dadurch die wichtigsten Zeitfresser. Die App übermittelt anschließend detailgenaue Auswertungen, sodass Fehler erkannt und die Produktivität gesteigert werden kann. Darüber hinaus erhalten die Anwender einen genauen Überblick darüber, wieviel Zeit wirklich mit der Erledigung einzelner Aufgaben und Projekte verbracht wurde. Um das Zeitmanagement nachhaltig zu verbessern, nimmt die App eine Bewertung aller Aufgaben vor, indem diese in verschiedene Kategorien, von produktiv über neutral bis ablenkend, eingestuft werden. Dabei werden unproduktive Zeitintervalle farblich unterlegt, damit auf den ersten Blick ersichtlich ist, wo Zeiteinsparungen möglich sind.

Je nach Arbeitsumfeld können die Beurteilungen weiter individualisiert werden. Organisiert arbeiten spart sowohl im Büro und im Haushalt eine Menge Zeit. Schon mit kleinen Veränderungen können das Zeitmanagement verbessert und Arbeitsprozesse effektiver gestaltet werden. Zu den größten Zeitkillern zählen E-Mails, die das eigene Online-Postfach überfluten und eine umgehende Bearbeitung erfordern. In diesem Zusammenhang erweisen sich vor allem Werbe-Mails als störend.

Zur Verbesserung des Zeitmanagements empfiehlt es sich deshalb, zunächst das E-Mail-Konto „aufzuräumen“ und von überflüssigen Mails zu befreien. Unnötige Newsletter können abbestellt werden, damit diese das E-Mail-Postfach zukünftig nicht mehr verstopfen. Auf diese Weise behält man den Überblick und kann effizienter arbeiten. Eine weitere Möglichkeit, um sich besser auf die Aufgaben zu konzentrieren, ist die Aktivierung der Rufumleitung. Auch im Handyzeitalter besteht keine Verpflichtung, rund um die Uhr erreichbar zu sein. Viele Anrufe sind vermeidbar und die entsprechenden Sachverhalte können zu einem späteren Zeitpunkt ebenfalls geklärt werden.

Bildnachweis: pexels.com

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