Events, Partys oder Festivals selbst veranstalten: So geht`s!

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Soll die eigene Party ein Highlight werden, muss so manches beachtet werden!

Wenn man selbst gerne und oft bei Events, Partys oder Festivals dabei ist, könnte man auf die Idee kommen, selbst einmal so etwas zu organisieren. Ob nun Geburtstag, Hochzeitstag oder Weihnachtsfeier – so eine Veranstaltung kann unterschiedlich aussehen. Es kann sich um eine Rockfete, eine Abi-Party oder auch um eine Charity-Veranstaltung handeln. Fakt ist nur, dass ein öffentliches Event mit vielen Besuchern richtig organisiert werden will und man vorab so einiges beachten sollte.

Wer etwas Größeres als eine private Party plant, der sollte in jedem Fall Terminkollisionen vermeiden. Zum Beispiel wäre es prima, wenn nicht am selben Tag das beliebte und immer gut besuchte Straßenfest stattfindet oder jemand anderes schon etwas sehr Ähnliches vor hat. Grundsätzlich kann man sagen, dass eine Planung ein halbes Jahr im Voraus nicht schlecht ist und dass man sich an einen Zeitplan halten sollte.

Wo soll das Ganze stattfinden?

Es sollte ein Ort gewählt werden, der nicht zu groß ist. Lieber etwas kleiner, aber natürlich auch nicht viel zu klein. Zu groß kann immer schlechter sein, weil sonst auf der Party gähnende Leere zu herrschen scheint. Ein gut gefüllter Raum dagegen (mit ca. zwei Leuten pro Quadratmeter) ist ideal und sorgt eher für gute Stimmung. Allerdings ist gerade dieser Aspekt zu Corona-Zeiten natürlich noch mal gesondert zu berachten.

Ein guter Weg, um einen idealen Veranstaltungsort zu finden ist, über private Kontakte Angebote zu bekommen. Das könnte zum Beispiel über einen Freund ein Vereinshaus oder die Sporthalle eines Sportvereins sein, den/die man dann wegen der Beziehung günstig anmieten kann. Vielleicht arbeitet aber auch ein guter Bekannter in einem Café, welches sich dann für das geplante Event eignet. Wenn so etwas funktioniert, kann das den Vorteil haben, dass einem der erfahrene Veranstalter (Café- oder Barbesitzer) sich vielleicht mit einem zusammentut und man so von der schon vorhandenen Infrastruktur profitiert. Das kann beispielsweise Stress mit Getränken und der Musik ersparen.

Auf alle Fälle sollte bei der Location an den Anfahrtsweg gedacht werden. Der sollte nicht für die Gäste zu weit sein und er sollte nicht zu kompliziert werden und es sollten genügend Parkplätze zur Verfügung stehen. Eventuell kann man über einen Shuttleservice nachdenken. Aber auch dann, wenn alles „Open Air“ stattfinden soll, muss man aufwendigere Überlegungen anstellen. Woher soll beispielsweise der Strom kommen, welche Sicherheitsvorkehrungen gibt es zu beachten und sind (ausreichend) Toiletten vorhanden oder müssen Dixie-Klos aufgestellt werden. Auch Müll ist ein Thema. Dieser muss ordentlich entsorgt und gesammelt werden können.

Festivalbändchen zum Einsatz bringen

So ein kleines „Ding“ kann nützlich bei vielen Veranstaltungen sein. Denn das Festival-Armband zeigt nicht nur, wer Eintritt bezahlt hat und wie lange ein Gast unter Umständen dabei sein darf. Für die Besucher ist es dazu eine schöne Erinnerung an das Event. Festivalbändchen bei Wunderlabel wären beispielsweise dahingehend eine gute Möglichkeit. Besonders gerne werden Festivalarmbänder in bestimmten Musikszenen als Statement genutzt.

Das sorgt für ein Zusammengehörigkeitsgefühl, welches durch die Bändchen optisch unterstrichen wird. Außerdem können diese Bändchen am Armgelenk zusätzlich als Identifikationsmerkmal dienen.

Ein Event oder eine Party zu organisieren ist schon sehr anstrengend und aufwendig. Nachfolgend sollen noch einige Punkte aufgezählt und zusammengefasst werden, die man dabei berücksichtigen kann:

  • Das Event finanziell absichern,
  • Sicherheit berücksichtigen,
  • Eine Checkliste erstellen für den reibungslosen Ablauf,
  • An einen Notfallplan denken,
  • Den Ticketverkauf richtig organisieren,
  • In der heutigen Zeit sollte es ein umweltfreundliches Event werden.

So vorbereitet wird die Veranstaltung garantiert ein Highlight und bleibt den Gästen noch lange in Erinnerung. Genau das also, was von einem Event erwartet wird.

Viel Vergnügen!

Bildnachweis: pixabay, ktphotography

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